Näin yrityksen muutto onnistuu! Muistilista yritysmuuton tueksi
Yrityksen muuttaminen toiseen toimitilaan on aina suuri muutos: se herättää henkilöstössä paljon tunteita ja samalla vaatii muuttoa organisoivilta ison työpanoksen. Onnistunut muutto haittaa yrityksen päivittäistä liiketoimintaa mahdollisimman vähän.
Valitkaa projektiryhmä
Ennakkovalmistelut, aikataulutus, budjetointi, viestintä ja yhteistyö eri tahojen kanssa on hyvä vastuuttaa. Vapauttakaa työaikaa projektiryhmään valituilta, jotta lopputulos on onnistunut.
Pitäkää säännöllisiä kokouksia, joissa muuton etenemistä seurataan. Hyvällä suunnittelulla yllätyksiä ja viivästyksiä tulee vähemmän.
Suunnitelkaa uusi toimitila
Minkälainen uusi toimitila on? Miltä sen tulee näyttää ja tuntua? Miten tila sisustetaan ja mitä vanhan toimitilan kalusteita voidaan vielä hyödyntää? Toimiiko valaistus? Riittääkö sähköpistokkeiden määrä? Miten toimitilaan pääsee kulkemaan ja minne voi pysäköidä autoja? Tarvitaanko kulkulupia?
Jos muutatte uuteen kaupunkiin, onko huomioitava paikallisia erityisyyksiä?
Henkilöstöä kannattaa aina jututtaa heidän toiveistaan. Ehkä hyödynnätte sisustussuunnittelijaa, vihersuunnittelijaa tai joudutte remontoimaan toimitilan ilmeen raikastamiseksi. Mitä lupia remonttiin tarvitaan? Viekö joku osa-alue enemmän aikaa kuin olisit voinut itse arvioida?
Tiesitkö?
Muuttomaailman sisarpalvelu Urakkamaailma auttaa remontoinnin ammattilaisen löytymisessä.
Kaikki muutostyöt on helpointa tehdä silloin kun uusi tila on vielä tyhjä.
Sopimukset ja ilmoitukset kuntoon
Vanhassa toimitilassa olleet sopimukset tulee muistaa siirtää. Siivoussopimus, kahvikoneen täyttö ja viikkohedelmät tarvitaan uudessakin toimipaikassa.
Sähköt ja tietoliikenne on huolehdittava turvalliseksi ja riittäväksi myös uudella toimistolla. Postiakin olisi mukava saada, eli osoitteenmuutos on tehtävä. Päivittäkää osoitetiedot myös julkisiin tietoihin ja yhteistyökumppaneille. Ehkä teette some-kampanjan muutosta?
Varastoidaanko osa tavaroista väliaikaisesti? Varmistakaa varastoinnin mahdollisuus.
Kilpailuttakaa muutto!
Henkilökunnalla on tarpeeksi tekemistä pakkaamisessa ja karsimisessa: suojaamaan, kantamaan ja siivoamaan kannattaa valita muuttamisen ammattilaiset. Kalusteiden purku ja kasaus kannattaa jättää muuton asiantuntijoille. Muistakaa valita asialliset muuttolaatikot.
Muuton kilpailuttaminen onnistuu helposti ja nopeasti Muuttomaailman avulla.
Aloittakaa pakkaaminen karsimalla
Henkilöstö voi käydä läpi omat kaappinsa ja komeronsa. Jos kukaan ei koskaan käytä makaronisiivilää tai varaston nurkissa lojuu vanhoin logoin koristeltuja avainnauhoja, hävittäkää ne asianmukaisesti. Kierrätys on vastuullista ja monelle asiakkaalle tärkeä arvo.
Ehkä pyydätte mukaan ammattijärjestäjän, joka luo lisäarvoa ja mielenkiintoa henkilöstölle ja miksei some-kampanjoillekin?
Lue myös: Ammattijärjestäjä Laura Holmströmin vinkit muuttoon: Älä anna kaaoksen tapahtua!
Henkilöstön täytyy nimikoida omat muuttolaatikkonsa, jotta ne löytävät sujuvasti perille myös uudessa toimitilassa.
Tietävätkö kaikki missä mennään?
Muistakaa tiedottaa.
Projektiryhmä kyllä tietää missä mennään, mutta henkilöstön on myös hyvä tietää tarkat ajat ja toimenpiteet, jotta he osaavat valmistautua ja neuvoa asiakkaita oikein. Ilmoittakaa muutoksista hyvissä ajoin. Muutto on yhteistyötä ja läpinäkyvyys on paras linja erityisesti sisäiselle viestinnälle.
Muuttofirma voi auttaa muussakin kuin kantamisessa
Muutettaessa on hyvä huolehtia siitä, että vahinkoa tulisi mahdollisimman vähän. Ammattilaiset osaavat nostaa oikeaoppisesti ja hyödyntävät toimivasti erilaisia muuttoihin sopivia apuvälineitä, joten on turha aiheuttaa omalle henkilöstölle mahdollisia selkäkipuja.
Materiaaliakin voi vaurioitua: lattiat, kulmat ja hissit on suojattava, kalusteet purettava. Minne muuttoauto pysäköidään ja mistä se mahtuu ajamaan? Samat toimenpiteet tarvitaan molemmissa päissä muuttoa!
Kalusteiden kasaus ja ergonomian säätö voi sekin kuulua muuttofirman palveluihin. Jos toimialallanne on hankalan kokoisia ja erityisen painavia koneita tai tuotantovälineitä, muutto on organisoitava vielä toimiston muuttoa tarkemmin.
Lähtösiivous kuuluu suorittaa myös toimitilasta muutettaessa.
Palkitkaa henkilöstö muutoksenhallinnasta
Ehkä on paikallaan juhlistaa onnistunutta muuttoa? Ehkä uudella toimistolla on aina tuoreita kukkia tai joustavampi työaika? Keksikää jotakin uutta arkeen tai pitäkää tuparit yhdessä. Hyvät juhlat piristävät ja lähentävät niin henkilökuntaa kuin avainasiakkaitakin.
Yritysmuuton muistilista tiivistettynä:
- Projektiryhmän valinta
- Uuden toimitilan suunnittelu
- Sopimukset ja ilmoitukset kuntoon
- Muuton kilpailuttaminen
- Turhien tavaroiden karsinta pakkaamisen yhteydessä
- Tiedotus
- Tuparit
Kattavan muuttajan muistilistan pääset lataamaan ilmaiseksi täältä.
Muuttomaailma.fi – Kilpailuta itsellesi mukavampi muutto
